Uma das grandes vantagens do Power BI (PI) é a quantidade de ligações que temos a nossa disposição. Dentro das diversas opções disponíveis algumas das mais interessantes são as que interagem com outras ferramentas da Microsoft.
Muitas vezes temos por base a ligação a ficheiros ou pastas que estão guardadas localmente, num servidor ou num portal (exemplo Sharepoint) no entanto podemos efetuar uma ligação diretamente ao Outlook e abrir um ficheiro para servir como base dos nosso relatórios. Sendo que é possível criar regras no editor de queries que poderão atualizar o nosso relatório aquando da chegada de novos emails.
Vamos então perceber como podemos definir esta ligação ao Outlook.
A opção de ligação é o Microsoft Exchange Online:
No passo seguinte colocamos o endereço de e-mail
Seguidamente surge-nos a janela de login onde temos de inserir as nossas credenciais:
A opção de ligação deverá depender do tipo de conta mas é possível efetuar a ligação a uma conta de Exchange ou Microsoft.
Após a ligação a conta surge-nos a tabela normal de seleção das tabelas:
Neste caso vamos debruçar-nos sobre o Mail e como podemos verificar temos os disponível todos os campos de e-mail:
| Folder Path | Texto |
| Subject | Texto |
| Sender | Registo |
| DisplayTo | Texto |
| DisplayCc | Texto |
| ToRecipients | Tabela |
| CcRecipients | Tabela |
| BccRecipients | Tabela |
| DateTimeSent | Data/Hora |
| DateTimeReceived | Data/Hora |
| Importance | Texto |
| Categories | Lista |
| IsRead | Verdadeiro/Falso |
| HasAttachments | Verdadeiro/Falso |
| Attachments | Tabela |
| Preview | Texto |
| Attributes | Registo |
| Body | Registo |
| Id | Texto |
Tal como sabem alguns deste campos implicam a expansão dos mesmo mas neste momento vamos focar-nos no campo Attachements.
No meu caso não tenho qualquer pasta adicional além das normais do Outlook portanto o meu ficheiro encontra-se na raiz da pasta inbox, no entanto supondo que se trata de um relatório recorrente faço um filtro pelo Título (Subject).
Apagamos todas as colunas excepto Attachments e DateTime Received. Como podem verificar a coluna dos attachments é expansível uma vez que se trata de uma tabela podemos então expandir a coluna Attachment Content e ficamos com o valor binary (binário).
Por último clicamos no botão com 2 setas na coluna do Content e surge-nos a janela para combinar ficheiros, com a ligação de acordo com o tipo de anexo que existir no e-mail (excel, pdf, csv, …)
Quando terminam podem verificar que o que o Power BI cria uma função tal como quando nos ligamos a uma pasta, ou seja, com base nos critérios anteriores ele reconhece que iremos ter um tratamento igual para todos os ficheiros que tiverem os critérios definidos e trata-os da mesma forma e combina os mesmo numa tabela final.
Podemos então proceder ao restante tratamento dos dados e criar o nosso relatório, depois quando o publicarmos basta fazermos o login no Power BI Web com a nossa password de e-mail e o nosso relatório é automaticamente atualizado sem necessidade de guardarmos o relatório numa pasta ou servidor.
Este é um exemplo mas com este acesso através do Exchange podemos criar ligações aos e-mails no entanto é possível conectarmos ao calendário, contatos e tarefas, estamos depois limitados pela nossa imaginação na criação de relatórios úteis e cativantes.
PBI Portugal 