Recentemente deparei-me com o pedido de um cliente que pretendia um relatório sobre a qualidade dos seus dados nas suas múltiplas fontes. Pretendia detetar diferenças entre os estados de vendas nessas mesmas fontes. Rapidamente foi elaborado o relatório, e posteriormente foi solicitado que essas mesmas diferenças fossem enviadas por e-mail a um parceiro que faz a gestão de umas das fontes de dados. Sendo fora do tenant e não pretendendo dar acesso como utilizador externo foi explorada como poderíamos usar o Power Automate e o Power BI Service para satisfazer o pedido.

Os dados para enviar são dados simples, um ID de venda e a descrição do seu estado (neste caso apenas os pendentes) .

OrderID	Status
XYZ_1	Pendente
WZT_2	Pendente

1º Passo – criar uma tabela no Power BI Desktop com a informação que pretendemos enviar e ter o dataset publicado no Power BI Service

2º Passo – vamos precisar da query que é executada para mostrar os dados da tabela , par isso vamos ter de usar o “Performance analyzer” para vermos essa mesma query

Resultado da query:

3º Passo – criar o fluxo no Power Automate para enviar diariamente as informações por e-mail

 Selecionar “Create”

Escolher “Scheduled cloud flow” de modo a criarmos uma recorrência diária

Definir hora e modo de repetição , no nosso caso vamos fixar todos os dias para as 09:00 AM

Vamos selecionar as ações para o Power BI e escolher “Run a query against a dataset”

Escolhemos o worksapce , dataset e colamos a query que retiramos a pouco da tabela do Power BI Desktop:

Para entendermos um pouco melhor o que esta a ocorrer vamos salvar e correr o fluxo:

Depois de correr clicar na parte do Power BI

Assim conseguimos ver na parte dos outputs como esta a ser criada a informação

Vamos copiar para um editor de texto o output, pois vamos necessitar do formato mais a frente.

Voltamos para a edição do fluxo:

Agora vamos transformar o output de modo a conseguirmos colocar essa mesma informação num corpo de e-mail.

Para tal vamos começar por usar “Parse JSON”

Neste passo precisamos adicionar a “tabela” criada pelo output anterior e adicionarmos o “Schema”

Neste passo vamos colar o exemplo que tiramos a pouco do output no passo anterior.

De seguida precisamos pegar neste JSON e criamos o conteúdo para o corpo de e-mail.

Vamos usar o “Create HTML table”:

Chamo a atenção que optamos por criar “Custom columns” de modo a ir buscar a informação ao JSON. Assim temos uma tabela HTML que podemos usar no corpo de e-mail.

Clicar em salvar e testar o fluxo

4º passo – validar o e-mail enviado , para testar o envio utilizei um e-mail pertencente a empresa e outro fora da empresa, isto é, dentro do tenant e fora do tenant :

– E-mail enviado para o e-mail da empresa:

– E-mail enviado para o e-mail fora da empresa:

Conclusão;

Na minha opinião, esta técnica pode ser benéfica aos utilizadores no momento de partilhar determinadas informações, tendo sempre em atenção o GDPR.

Foi publicado recentemente um vídeo pela CURBAL no qual ela vai um pouco mais além fazendo transformações no aspeto do design da tabela enviada, caso tenho curiosidade partilho o link:

Aproveito ainda para deixar um agradecimento ao PBI Portugal e ao Miguel Felix pela disponibilidade em deixar publicar o artigo no blog.

Até uma próxima.