Formatação condicional divergente

Uma das perguntas frequentes que surge no forum do Power BI, é a aplicação da formatação condicional em tabelas, nomeadamente a formatação divergente.

A formatação condicional divergente é baseada nos valores da coluna/medida e é com base na análise do valor máximo, intermédio e mínimo. Podemos utilizar também a criação de regras com valores ou percentagem mas os valores terão apenas as cores definidas e não um gradiente como acontece com a formatação divergente.

Como é natural a maior parte dos utilizadores faz a comparação com o Excel e espera que mesma seja baseada em percentis nomeadamente o valor intermédio.

Numa última publicação surgiu a questão que queria replicar exactamente o mesmo tipo de formatação do Excel, sendo que o campo do valor intermédio no Power BI é de introdução manual a ideia que me ocorreu foi a de criar uma medida que calcula o percentil e os valores acima ou abaixo serão definidos de acordo com esse valor central.

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Diferença entre DAX e M

Na comunidade do Power BI (PBI) surgem várias questões sobre como se pode implementar a criação de uma coluna utilizando DAX ou o Power Query, no entanto várias vezes a notação programática que surge é relativa a outra linguagem que não a referenciada no post.

O PBI tem por base duas linguagens de “programação”:

  • M: Utilizando no Power Query
  • DAX: utilizada nas análises

Estas linguagens apesar de diferentes permitem-nos por exemplo criar colunas nos nossos modelos.

Mas quais as principais diferenças entre as duas?

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Power BI Blog

Um dos principios que o Power BI (PBI) tem tido desde o inicio é a interacção com os utilizadores, seja através do reporte de erros e problemas, seja pelas melhorias que têm vindo a ser implementadas através das sugestões enviadas para a Microsoft através da comunidade.

Tendo em atenção todas as melhorias e correcções que são disponibilizadas continuamente (quer na versão desktop quer nos serviços) a Microsoft tem um blog onde disponibiliza as actualizações e noticias do PBI.

Neste mês de Abril já tivemos várias publicações das quais destaco:

Ainda estamos a aguardar a publicação que para mim é sempre a mais esperada todos os meses que é o que há de novo na versão de Abril.

Sigam o blog do Power BI no link abaixo e estejam sempre a par das últimas novidades, melhorias e opções de formação.

Power BI Blog – Updates and News | Microsoft Power BI

Infográficos personalizados no Power BI

Parte 2/2

Tal como referi no post anterior os infográficos permitem passar mensagem rapidamente com um visual apelativo.

Neste post pretendo explicar como criei um infográfico para demonstrar os KPI’s relativos a um processo documental.

O processo

O processo documental que este infográfico diz respeito resume-se aos seguintes pontos:

  • Receção – KPI1
  • Registo – KPI2
  • Aprovação – KPI3
  • Rejeição em caso de incorreções – KPI5
  • Aprovação – KPI4
  • Contabilização – KPI6

No caso da rejeição o documento será enviado novamente para registo pois tem de ter obrigatoriamente um documento de anulação.

Tal como referi a criação deste infográfico é realizada através do PowerPoint assim devemos seguir os seguintes passos:

  • Formas a utilizar:
    • 1 – Círculo: Oco
    • 5 – Seta: Divisa
  • Inserir um círculo
  • Inserir uma seta no topo do círculo de acordo com a imagem abaixo:

Ter em atenção que a largura da seta deverá ser ligeiramente superior a largura do circulo

  • Copiar a seta 4 vezes e posicionar as formas de modo a criar 3 setas de tamanho igual e outras duas mais pequenas:
  • Selecionar todas as formas e na formatação escolher a opção:
    • Merge – > Fragment
  • Esta opção vai desfragmentar a imagem por todos as suas secções:
  • Como podem verificar a imagem aparenta um círculo total, no entanto a mesma foi subdividida em 23 formas, pelo que teremos de apagar as que não necessitamos:
  • O círculo central, as setas e algumas linhas pequenas resultantes da intersecção dos lados do circulo com a seta:
  • Com a nossa forma básica criada e apenas temos de alterar as cores das diferentes setas
  • Acrescentamos duas setas para criar o inicio e fim do processo:
  • Podemos ainda acrescentar dois ícones com a forma de um computador a imagem com a cor de cada uma das setar correspondentes.
  • Seleccionamos todas as formas e agrupamos:

Os passos por causa no PowerPoint terminam por aqui e o truque para a utilização desta forma deve ser realizado da seguinte forma:

  • Clicar com o botão do lado direito na imagem e guardar como imagem:
    • Devemos escolher o formato PNG de modo a termos o fundo transparente isto permite fazer visualizações sobrepostas no Power BI:

Agora temos uma imagem fundo transparente e apenas temos de adicionar ao nosso ficheiro de Power BI e utilizar como infográfico acrescentando os visuais apropriados em cada localização, sendo o resultado final o abaixo apresentado:

Para esta visualização em PBI utilizei as seguintes visualizações:

  • 7 Cartões
    • 1 Cartão Central
    • 1 para KPI do 1 ao 6
  • 5 Caixas de texto para identificar os KPI do 1 ao 5
  • 2 Cartões multi linha

Abaixo encontram o link do canal do Youtube com os infográficos que serviram de inspiração.

https://www.youtube.com/channel/UCZkFodsDj-4z__MEhIahzng

Infográficos personalizados no Power BI

Parte 1/2

Infográfico

Apresentação de informações com preponderância de elementos gráfico-visuais (fotografia, desenho, diagrama estatístico etc.) integrados em textos sintéticos e dados numéricos, geralmente utilizada em jornalismo como complemento ou síntese ilustrativa de uma notícia; infografia.

Uma das atividades mais frequentes no meu dia-a-dia é a criação de relatórios e/ou preparação de KPI’s sendo que a minha dificuldade é sempre como apresentar a informação da forma mais simples e direta, conjugando a mesma com um visual apelativo.

Tendo por base formação financeira fui sempre encaminhado para a apresentação dos dados em formato tabular sendo a opção imediata para qualquer financeiro. Não fiz nenhum estudo estatístico, no entanto penso que 99% dos financeiros quando lhe pedem um resumo de qualquer indicador ou conjunto de indicadores irão devolver uma tabela ou uma matriz.

No entanto e talvez derivado a minha natureza curiosa sempre procurei algo mais, e principalmente que transmitisse a mensagem rapidamente e fosse apelativo.

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Power BI e o COVID 19 (atualização)

No seguimento do meu post sobre o que está a ser feito com Power BI e a informação disponível sobre o COVID 19 foi publicado no dia 31 de Março no Blog do Power BI o artigo:

How Public Agencies Keep Communities Informed on COVID-19 with Power BI

Podemos ver as soluções que estão a ser feitas e como a Microsoft está a colaborar com as autoridades de modo a passar a mensagem e a informação.

Vale a pena verificar o excelente dashboard que eles referem:

Mais um vez lembrem-se:

Cuidando de si cuida dos outros.

Power BI Data Stories Gallery

O Power BI (PBI) é uma ferramenta de Business Inteligence que tem por base permitir aos utilizadores criarem relatórios com os mais diversos dados sem necessidade de conhecimentos avançados de informática.

Isto significa que a utilização do PBI permitiu abrir as portas a uma grande número de utilizadores, que anteriormente recorriam ao Excel, para fazer relatórios. No entanto agora podem levar esses relatórios para o próximo nível com interactividade entre os gráficos, possibilidade de transição entre páginas de um mesmo relatório de forma simplificada ou a visualização de relações entre dados que anteriormente estava mais dificultada devido ao formato tabular do Excel.

No sentido de mostrar as capacidades do PBI a comunidade apresenta uma área dedicada para trazer vida ás histórias.

“A showcase of data storytelling brought to life”

Neste repositório podemos encontrar desde os mais comuns relatórios de vendas, até jogos, informação geral e os dados do COVID-19 que mostrei no meu anterior post.

Divirtam-se a explorar os relatórios criados por centenas de utilizadores e aproveitem para tirar algumas ideias de apresentação e de cálculos que podem ajudar a trazer vida aos vossos dados.

Power BI e o COVID 19

Nestes tempos diferentes de tudo o que temos vivido, estamos cada vez mais limitados ao nosso espaço e às nossas famílias. Isto por causa de algo que não vemos, mas que nos afeta a vida diária de uma forma muito impactante.

O fato de nunca termos passado por situações semelhantes, e do nosso quotidiano diário ser em constante corrida e mudança, estarmos com limitações de mobilidade exceto para o que é essencial também nos obriga a repensar a vida que temos e encontrar formas de nos distrair, motivar e animar.

Também é fácil verificarmos através das redes sociais, meios de comunicação, e-mails ou simples páginas da internet a ideia que temos de manter as nossas rotinas, sejam elas, de trabalho, de estudo ou simplesmente de atividades lúdicas.

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Enviar e-mail do Power BI

Contexto

Na utilização do Power BI (PBI) já criei relatórios para relatórios financeiros, inventários, capital circulante, gestão de qualidade, contagem de tempos, validação de documentos, entre outros. Tendo em consideração as inúmeras utilizações do PBI surgem questões frequentes, sendo uma delas se podemos enviar informação por e-mail.

As motivações por detrás desta questão podem ser diversas sendo na sua maioria o envio do report, de uma visualização o que é possível através das notificações, power apps ou power automate.

No entanto surgiu-me uma questão relacionada com podermos enviar um e-mail diretamente para um utilizador pré-definido no modelo com um breve sumario dos dados, tratava-se de um conjunto de documentos que necessitavam de intervenção do utilizador (aprovação/arquivo) e o e-mail apenas indicava o estado do(s) documento(s), ID e número de dias pendentes.

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Formatação condicional de cabeçalhos

Tabelas e matrizes

Na utilização de tabelas e matrizes uma ferramenta muito útil é a formatação condicional. No fórum do Power BI (PBI) são recorrentes as questões sobre esta funcionalidade, no entanto tem a limitação de apenas poder ser aplicada a valores.

Esta limitação reflete-se na formatação ds cabeçalhos das colunas/linhas, e surgem por diversas vezes a questão de como se pode alternar as cores desses mesmos cabeçalhos. No entanto quando efetuamos a formatação do cabeçalho ou ficamos com a coluna selecionada com a cor especificada (opção de aplicar formatação ao cabeçalho ativada) ou então com todos os cabeçalhos iguais.

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